La contabilidad virtual es un mercado amplio y variado. La diferencia de calidad entre un servicio de $150/mes y una firma especializada de $650/mes es significativa — pero no siempre es obvia hasta que ya es cliente. Esto es lo que debe preguntar antes de comprometerse.
1. ¿Con qué rapidez cierran los libros cada mes?
El estándar de la industria es de 2 a 3 semanas después del cierre del mes. Las mejores firmas cierran dentro de 5 días hábiles. Pregunte específicamente: '¿Cuándo tendré mi estado de resultados de marzo?' Si la respuesta es vaga o 'depende', esa es una señal de alerta. Los libros tardíos significan que toma decisiones con datos viejos.
2. ¿Qué software usa y quién lo paga?
QuickBooks Online y Xero son los estándares de la industria. Si un contador usa algo propietario o inusual, pregunte por qué. También aclare quién paga la suscripción — muchas firmas cotizan una tarifa mensual baja pero requieren que usted agregue una suscripción de software de $35–$50/mes adicional.
3. ¿Cómo me comunicarán mis resultados financieros?
Un PDF enviado por correo una vez al mes es el mínimo — y a menudo no es suficiente. Pregunte si proporcionan un tablero, una llamada o un recorrido en video. Graphene ofrece un video mensual de Loom donde Adan personalmente recorre sus números en términos sencillos. Esa es una experiencia muy diferente a recibir un balance general sin contexto.
El mejor contador no solo es preciso — comunica los hallazgos de una manera que usted puede realmente usar. Solicite ver un ejemplo de entregable antes de firmar cualquier cosa.
4. ¿Qué pasa si hay un problema o necesito una corrección?
Los errores ocurren. Lo que importa es cómo se manejan. Una buena firma señalará los problemas de forma proactiva, explicará lo que ocurrió y lo corregirá sin cobrarle por la corrección. Pregunte directamente: 'Si hay un error, ¿cómo se maneja y hay un cargo adicional?'
5. ¿Trabajan con mi CPA y cómo?
Su contador y su CPA deben trabajar juntos, no de forma aislada. Pregunte si la firma puede proporcionar estados financieros listos para impuestos en un formato que su CPA prefiera. En Graphene, podemos compartir acceso de solo lectura con su CPA y proporcionar paquetes de fin de año que reducen significativamente su factura del CPA.
Una cosa más: obtenga un contrato claro
Los contratos mes a mes sin compromiso a largo plazo son el estándar en la contabilidad virtual de buena reputación. Si una firma requiere un contrato de 12 meses por adelantado, pregunte por qué. Graphene es mes a mes por diseño — nos ganamos su negocio cada mes.
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